Как часто нужно оформлять путевой лист

В бюджетном учреждении водитель работает на 0,5 ставки. Можно ли в связи с этим выписывать путевой лист водителю не каждый день, а раз в неделю? В каком документе определить порядок выписки и оформления путевых листов в бюджетном учреждении? Нужно ли этот момент оговаривать в приказе об учетной политике?

Наверняка вы хорошо знаете, что основанием для списания использованных легковым автотранспортом горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) являются первичные документы. Причем до 16.04.2013 г. таким первичным документом былпутевой лист, форма и порядок заполнения которого были утверждены приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74. Однако на сегодняшний день этот приказ уже не действует.

В то же время учреждение должно иметь первичные документы на списание ГСМ. Такие требования к наличию первичных документов предусмотрены Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Форму первичного документа для учета работы транспортного средства учреждение может разработать самостоятельно. При этом такой путевой лист должен иметь все обязательные реквизиты, указанные в п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88. Такого же мнения придерживается и Мин­инфраструктуры, о чем указано в его письме от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 23, с. 3).

...

Напомним, что согласно п. 2.4 указанного Положения первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ; название документа (формы); дату и место составления; содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении); должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную или электронную подпись либо другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

В результате учреждения самостоятельно разрабатывают и утверждают форму путевых листов. Как правило, эти моменты прописывают в отдельном приказе (распоряжении) руководителя учреждения. В этом же приказе целесообразно определить также порядок выписки путевых листов.

Что касается приказа об учетной политике, то в нем достаточно указать, что списание ГСМ учреждение осуществляет на основании путевых листов. Списание ГСМ осуществляют исходя из фактически израсходованных материалов с учетом Норм расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.

Теперь что касается периодичности оформления путевых листов.

Стоит обратить внимание на требования, которые содержались в Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденной приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74, которая действовала до 16.04.2013 г. В частности, в ней были предусмотрены такие требования к оформлению путевого листа:

«Путевой лист служебного автомобиля оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На больший срок путевой лист выдается в случаях транспортного обслуживания в междугороднем сообщении более одних суток в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика».

Кроме того, в пп. 1 постановления КМУ «Об упорядочении использования легковых автомобилей бюджетными учреждениями и организациями» от 04.06.2003 г. № 848 предусмотрено, что после каждой поездки должностное лицо, в распоряжение которого предоставлен автомобиль, в путевом листе водителя подтверждает личной подписью время окончания обслуживания.

Также рекомендуем обратить внимание на документ, которым руководствуются работники Госфин­инспекции при проверках. Речь идет о Методических рекомендациях по осуществлению инспектирования органами государственной финансовой инспекции Украины, утвержденных приказом Госфининспекции от 14.12.2011 г. № 90.

В частности, в п.п. 11.11.3 этих Методрекомендаций определен порядок проверки списания ГСМ. Так, при проверке списания ГСМ проверяют данные показателя спидометра на начало и на конец дня, а также правильность переноса данных в первичные документы, достоверность указанного километража по отмеченному в первичном документе маршруту, количество израсходованного горючего в соответствии с установленной нормой.

Данные о количестве израсходованного топлива на начало и на конец дня есть возможность зафиксировать только в путевом листе, который выписывают на каждый день.

Поэтому с учетом требований вышеуказанных действующих документов считаем, что путевой лист нужно выписывать на каждый день. И только в отдельных случаях (например, когда работа водителя носит разъездной характер или во время нахождения в командировке), когда у водителя нет возможности возвращаться на место работы в тот же рабочий день, путевой лист выписывают на больший срок. Однако учтите: все эти случаи нужно четко указать в приказе о порядке выписки и оформления путевых листов в учреждении.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *