Как составить доверенность на получение ТМЦ

Необходимость данной публикации вызвана отзывом одного из наших читателей. По нашему мнению, затронутая тематика может быть интересна многим…

Касается она упраздненных с начала нынешнего года доверенностей на получение товарно-материальных ценностей. Отзыв звучит следующим образом:

 «…ознакомившись со ст.ст. 244–245 Гражданского кодекса Украины (далее — ГКУ), я так и не поняла, какой должна быть доверенность. Там ничего не сказано о ТМЦ и о том, каким должен быть акт органа юрлица (копия приказа директора или какой-либо другой документ?). Вообще ничего непонятно».

Следует отметить, что иногда с целью сэкономить ваше время специалист вынужден сократить свой материал, дабы не уклоняться в сторону от основной линии повествования. Особенно, когда текст носит краткий новостной характер. Поэтому считаем, что вышеприведенные вопросы вполне закономерны и требуют более подробных разъяснений.

Итак:

1. Доверенность на получение ТМЦ всегда служила надлежащим подтверждением того, что вы отдаете ценности (товар) именно тому, кому нужно: например, уполномоченному представителю предприятия/предпринимателя — получателя ТМЦ. С помощью данного  документа вы всегда могли:

♦ быстро идентифицировать, кто именно пришел за товаром (сравнив данные, указанные в доверенности на получение ТМЦ, с данными предъявленного лицом паспорта);
♦ узнать данные контрагента (его наименование, идентификационный код), а также номер счета и наименование банка;
♦ просмотреть перечень ценностей, которые ему надлежит передать и т.п.

2. Поскольку Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 16.05.1996 г. № 99 (далее — Инструкция № 99), утратила силу (с 01.01.2015 г.), то и использовать типовые бланки доверенностей на получение ТМЦ, а равно как и делать записи в журнале регистрации доверенностей (см. Приложения 1, 2 к Инструкции № 99), уже нет необходимости.

3. Взамен использования доверенностей на получение ТМЦ предложена иная процедура, предусмотренная абз. 3 п. 2.5 гл. 2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее— Положение № 88).

4. Проще говоря, полномочия лица, который в интересах покупателя (юрлица или предпринимателя) должен получить основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и прочие ТМЦ согласно договору, подтверждаются в соответствии с законодательством. И тут же разъяснено, что данные полномочия могут быть подтверждены:

♦ письменным договором;
♦ доверенностью;
♦ актом органа юридического лица и т.д.

...

5. Касательно договора и доверенности. Это, к слову, может быть тот же договор купли-продажи, в котором в разделе «Условия поставки товара» четко указано лицо (его паспортные данные), уполномоченное данный товар забрать со склада продавца.

Кроме того, в цивилистике существует так называемый институт представительства (гл. 17 ГКУ). Это правоотношения, в которых одна сторона (представитель) обязана или имеет право осуществить правочин от имени другой стороны, которую она представляет. 

Как правило, данные правоотношения оформляются:

♦ договором поручения (на получение конкретного товара) — гл. 68 ГКУ;
♦ договором поручения и доверенностью на получение товара (ст. 1003 ГКУ);
♦ доверенностью на получение товара (ст.ст. 244, 245 ГКУ).

Исходя из этого, можно сделать вывод, что физлицо — представитель покупателя может предъявить взамен доверенности на получение ТМЦ вышеуказанные документы. Конечно же, на практике неудобно носиться с ворохом документов, поэтому, на наш взгляд, предприятию достаточно оформить одну доверенность. Какой она должна быть? Ответим на этот вопрос, приведя пример.

Пример
Публикуется на языке оригиналаdovirenist_zrazok

Необходимо также уточнить, что доверенность от имени юридического лица выдает его орган или другое лицо, уполномоченное на это учредительными документами (ст. 246 ГКУ). Так что по умолчанию — это входит в полномочия директора предприятия.

Если же доверенность на получение товара выдается от имени физлица-предпринимателя, рекомендуем удостоверить ее у нотариуса. Несмотря на то что в законодательстве нет прямого требования нотариально удостоверять такую доверенность, в противном случае могут возникнуть нежелательные последствия признания такого правочина недействительным. Дело в том, что ФЛП не имеет правового статуса юридического лица. Поэтому и доверенность от его имени должна выдаваться им как физическим лицом.

Причем с соблюдением законодательных требований к форме и содержанию такой доверенности. Так, согласно ч. 2 ст. 238 ГКУ представитель не может совершать действия, которые в соответствии с их содержанием могут быть осуществлены только лично лицом, которое он представляет.

Свою предпринимательскую деятельность ФЛП обычно осуществляет непосредственно (лично), что  предусмотрено ч. 3 ст. 128 Хозяйственного кодекса Украины (далее — ХКУ). Именно поэтому специалисты рекомендуют удостоверять нотариально доверенность ФЛП, как бы для «проверки» нотариусом ее формы и содержания законодательным требованиям. Такая позиция неоднозначна! И ее можно оспаривать, приводя похожие аргументы. Но практика пока что идет по такому пути.

Для экономии времени и средств на нотариальные услуги физлицо-предприниматель может воспользоваться другими инструментами института представительства. Например, заранее вписывать в договор купли-продажи лицо, которое будет получать товар у поставщика, или заключить с представителем договор поручения (в котором предприниматель будет фигурировать уже в статусе ФЛП).

6. Что касается акта органа юридического лица. Его, по умолчанию, выдает от имени предприятия его руководитель (директор), имеющий на это право согласно учредительным документам. Причем без оформления каких-либо дополнительных документов (доверенности, договора поручения и пр.). Все это предусмотрено в ч. 5 ст. 65 ХКУ. Акты от имени предприятия директор выдает в таких формах: приказы, распоряжения, указы, указания — называйте, как хотите, тут дело не в названии документа, а в его содержании.

Применительно к нашему случаю акт органа юрлица должен содержать следующую информацию:

♦ «шапка» документа: наименование предприятия, название самого акта (приказ, распоряжение и т.д.), его номер, дату составления, заголовок: например, «Про надання повноважень із отримання товарно-матеріальних цінностей від постачальника»;
♦ распорядительная часть — это та, которая начинается со слова «НАКАЗУЮ». Тут необходимо четко описать все те необходимые действия, которые работник предприятия, получающий ТМЦ, должен осуществлять, в том числе указания на договор, согласно которому осуществляется поставка товара, сроки выполнения и пр., а также указать лицо, которое будет осуществлять контроль за выполнением;
♦ грифы согласования акта с необходимыми структурными подразделениями предприятия (бухгалтерия, юротдел, склад) и подписи их начальников;
♦ грифы ознакомления лиц с содержанием приказа и их подписи;
♦ данные исполнителя (работника, составившего текст документа);
♦ подпись руководителя (директора).

Один экземпляр приказа остается в делопроизводстве предприятия, второй (или копия, заверенная надлежащим образом директором предприятия/иным уполномоченным лицом) — отдается работнику, который будет получать товар, для подтверждения своих полномочий перед поставщиком.

Отдельно укажем, что предприниматель данный приказ или распоряжение выдать не может. Это опять же связано с тем, что он осуществляет свою предпринимательскую деятельность непосредственно, а не посредством представителя, как в случае с юрлицом, которое представляет директор.

7. Все вышеприведенное совсем не означает, что бланки доверенностей на получение ТМЦ по форме из Приложения 1 к Инструкции № 99 использовать уже нельзя. Можно!

Считаем, что это не противоречит абз. 3 п. 2.5 гл. 2 Положения № 88. Такой вывод может подтвердить и мнение НБУ со ссылкой на позицию Минфина Украины, приведенное в письме от 03.03.2015 г. № 50-03020/13659.

Вот и все нюансы данной сферы правоотношений.

Евгений БОНДАРЕНКО,

юрист
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *