Как возместить понесенные директором расходы на оплату коммунальных услуг юрлица-единщика

Як відшкодувати понесені директором витрати на оплату комунальних послуг юрособи-єдинника

Наше підприємство платник єдиного податку 4 групи — неплатник ПДВ. На сьогодні в нас не вистачає обігових коштів, тому оплату комунальних послуг підприємства взяв на себе директор.

Як правильно оформити такі операції та в майбутньому повернути витрачене нашому керівнику? Чи не завадять здійснені операції перебуванню нашого підприємства на спрощеній системі оподаткування?

ВІДПОВІДЬ: 3 дефіцитом обігових коштів стикається час від часу будь-яке підприємство. А платити за електроенергію, воду, вивезення сміття та інші комунальні послуги необхідно. І якщо директор готовий допомогти своєму підприємству — честь йому та хвала.

Оформити такі операції й потім повернути директорові витрачене можна двома способами:

Спосіб 1 За допомогою авансового звіту як кошти, витрачені на госнпотреби підприємства. Причому якшо витрати директора будуть відшкодовані коштами, роботі підприємства на спрощеній системі оподаткування нічого не загрожує.

Спосіб 2 3а допомогою договору на надання поворотної фінансової допомоги від директора.

ДИРЕКТОР ВИСТУПАЄ ПІДЗВІТНОЮ ОСОБОЮ, ЯКА ВИТРАЧАЄ СВОЇ КОШТИ НА ПОТРЕБИ ПІДПРИЄМСТВА

Розглянемо крок за кроком алгоритм такого варіанта оформлення операції з оплати рахунків директором.

Крок 1 Директор оплачує рахунки підприємства за комуналку, причому в призначенні платежу розрахункового документа записує себе як особу, яка здійснила оплату.

Наприклад: “Оплата за вивезення сміття за травень 2014р. ПП “ГРН”, 22492630, через Коваль О. О., зг. рах. № 15 від 26.05.14 р., у т.ч. ПДВ 20,00 грн “.

Крок 2 Директор оформляє авансовий звіт про зазнані витрати, додаючи до нього оригінали документів, які підтверджують розмір цих витрат (приклад складання авансового звіту див. у додатку до номера).

Як правило, роблять такий звіт не пізніше п’ятого банківського дня, наступного за фактом здійснення оплати від імені підприємства.

...

Однак якщо уважно вчитатися в пп. “б” пгі. 170.9.2 ПКХ можна побачити, що йдеться про кошти, видані під звіт. У розглянутій си туації директор витратив власні кошти. Отже, у разі порушення строку подання авансового звіту йому нічого не загрожує. Такої самої думки дотримуються й податківці (див. консультацію в підкатегорії 109.14 ЗІР).

Не можна застосувати до підприємства й санкції за перевищення строків використання підзвітної готівки згідно зі от. 1 Указу № 436. Адже фактично готівкові кошти співробітнику не видавалися.

Таким чином, відзвітувати за витрачені на потреби підприємства кошти директору, звісно, потрібно. Це можна зробити в будь-який строк. Проте зволікати зі звітом недоцільно.

Крок 3 Після затвердження авансового звіту в підприємства виникає заборгованість перед директором, яку відображають за кредитом рахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами”. Надалі підприємство зобовязано відшкодувати ці кошти як заборгованість перед співробітником шляхом перерахування на банківську картку або видачі готівки через касу.

Якщо підприємство поверне витрачене на оплату комуналки директору до спливу терміну позовної давності, то на обкладення єдиним податком розглянута ситуація не вплине.

А ось після закінчення строку позовної давності сума заборгованості перед директором може трансформуватися в доходи платника єдиного податку (абз. З п. 292.3 ІІКУ).

ДИРЕКТОР НАДАЄ ПІДПРИЄМСТВУ ПОВОРОТНУ ФІНАНСОВУ ДО ПОМОГУ

ПКУ дозволяє не включати до складу доходів платника єдиного податку надходження на поточний рахунок або в касу у вигляді поворотної фінансової допомоги (далі ПФД), наданої на поворотній основі, отриманої та повернутої протягом 12 календарних місяців від дня її одержання (пп. З п. 292.11 ПКУ).

Згідно з пп. 14.1.257 ПКУ ПФД — це сума коштів, яка надійшла платнику податків у користування за договором, що не передбачає нарахування відсотків або надання інших видів компенсацій у вигляді плати за користування такими коштами, й обов’язкова до повернення (пп. 14.1.257 ПКУ). Отже, підприємству потрібно укласти письмовий договір із директором про надання ПФД, у якому обумовлюються обов’язок повернення коштів і безпроцентність такої допомоги. Інакше витрачене на потреби підприємства можна кваліфікувати як безповоротну фіндопомогу, що спричинить включення цих сум у дохід юрособи-єдинника (абз. 2 п. 292.3 ПКУ).

При укладанні договору позики слід урахувати те, що директор не може підписати договір сам із собою від імені підприємства та від імені особи, яка надає позику (такий правочин стане порушенням ст. 238 ГКУ). Тому буде правильно, якщо підприємство видасть довіреність на підписання договору третій особі. Таку довіреність достатньо завірити печаткою підприємства й підписом директора.

Після укладання договору позики суму ПФД директор вносить на поточний рахунок підприємства, і з нього здійснюють оплату рахунків за комуналку. Або оформлюють надходження коштів до каси й потім із каси підприємства співробітнику видають під звіт необхідні для оплати рахунків готівкові кошти, за які він має відзвітувати за допомогою авансового звіту не пізніше наступного банківського дня після одержання готівки, про що ми вже згадували вище. Внесення ПФД на розрахунковий рахунок або в касу відображають проводкою Дт 311 (301) Кт 685. Із цього моменту починається відлік 12 місяців, відведених ПКУ для повернення ПФД директорові без податкових наслідків для юрособи-єдинника. А якщо повернути позичене директору не вдасться, то після закінчення 12 місяців із дати внесення ПФД на розрахунковий рахунок або в касу підприємства необхідно включити суму допомоги (або її неповернену частину) в дохід підприємства. Ця сума обкладається єдиним податком за тією самою ставкою, що й увесь дохід юрособи-єдинника (для вашого підприємства — 3%). Стежте тільки, щоб визнання доходу за ПФД не призвело до перевищення максимальної суми дозволеного доходу!

Аби уникнути збільшення доходу від неповерненої протягом 12 місяців ПФД, радимо до настання “дня ікс”, коли треба збільшувати дохід на суму фіндопомоги, оформити повернення ПФД і взяти її в директора за новим договором.

Законодавство не містить обмежень щодо сум, у межах яких директор може позичати підприємству кошти я к при першому, так і при другому варіантах оформлення таких операцій. Однак, у кожному разі, слід нам ‘ятати про 10-тисячне обмеження денних готівкових розрахунків підприємства з фіз-особами

(п. 2.3 Положення № 637).

Підсумуємо: ситуація, коли директор витрачає свої кошти на оплату комунальних послуг підприємства, цілком законна. І головне — усе правильно оформити та вчасно з ним розрахуватися.

Олена ТРОСТЯН, головний бухгалтер, м. Южне, Одеська обл.

Список використаних нормативно-правових актів:

  1. ПКУ — Податковий кодекс України.
  2. ЦКУ — Цивільний кодекс України.
  3. Указ №436 — Указ Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з врегулювання обігу готівки” від 12.06.95 р. № 436/95.
  4. Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *