Навчальні відпустки: підстави, тривалість, умови надання й оплата

Законодавство чітко регламентує порядок надання навчальних відпусток, їх тривалість і визначає гарантії працівникам, які поєднують роботу з навчанням. Гарантії та пільги працівникам, котрі навчаються, визначено ст.ст. 208–220 Кодексу законів про працю України (далі ― КЗпП) і ст.ст 13–151 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі ― Закон про відпустки).

Проте на практиці в роботодавців постає безліч запитань. Пов’язано це з тим, що в Україні створено чимало приватних ВНЗ, багато студентів навчаються за контрактом, а трапляється й таке, що навчальний заклад не має ліцензії на освітню діяльність або не пройшов акредитацію.

Отже, насамперед варто з’ясувати:

  • яким категоріям працівників надають навчальні відпустки, якої тривалості;
  • що є підставою для їх надання;
  • який документ підтверджує право працівника на отримання навчальної відпустки.

Перелік працівників, яким надають навчальні відпустки

Право на навчальну відпустку гарантовано ст.ст. 211–216 КЗпП і ст.ст. 13–15 Закону про відпустки працівникам, які навчаються в:

  • середніх навчальних закладах (очна, заочна форми й екстернат);
  • професійно-технічних навчальних закладах (далі ― ПТНЗ) на вечірніх відділеннях;
  • вищих навчальних закладах (далі ― ВНЗ) на вечірній і заочній формах навчання;
  • навчальних закладах післядипломної освіти й аспірантурі (вечірня й заочна форми навчання).

Згідно зі ст. 151 Закону про відпустки, на час профспілкового навчання також надається короткотривала відпустка ― до 6-ти календарних днів ― працівникам, обраним до складу виборних профспілкових органів підприємств.

Наразі головну увагу приділимо навчанню працівників у ВНЗ. Зважаючи на те що з 06.09.2014 р. діє Закон України «Про вищу освіту» від 01.07.2014 р. № 1556-VII (далі ― Закон про вищу освіту), далі використовуватимемо терміни й визначення із цього нормативного документа.

Тривалість навчальних відпусток

Тривалість навчальної відпустки залежить від:

  • типу навчального закладу, де працівник навчається (університет, академія, інститут, коледж);
  • статусу закладу (державний або приватний заклад);
  • рівня й ступеня освіти, які отримує працівник;
  • курсу, на якому навчається працівник;
  • форми навчання (денна, вечірня, заочна);
  • із якою метою надають відпустку (іспити, настановні чи лабораторні заняття, складання державних іспитів, підготовка й захист дипломного проекту);
  • особливостей навчального процесу.

Тривалість навчальних відпусток залежно від типу навчального закладу див. тут.

Слід зазначити, що в КЗпП і Законі про відпустки всі норми щодо навчальних відпусток містять посилання на вже не чинний Закон України «Про вищу освіту» від 17.01.2002 р. № 2984-ІІІ. Тому, де це можливо, проводитимемо аналогію із чинним Законом про вищу освіту.

Підстави для надання навчальної відпустки

Для оформлення навчальної відпустки працівник має звернутися до роботодавця із заявою про надання такої відпустки, додавши довідку-виклик із навчального закладу.

Зверніть увагу

Не має значення, приватний це ВНЗ, державний або комунальний. А також надання навчальної відпустки не залежить від того, за держзамовленням навчається студент чи за контрактом.

На виконання ст. 13 Закону про вищу освіту форми документів із підготовки фахівців у ВНЗ затверджені наказом МОН від 02.07.2015 р. № 705 (далі ― Наказ № 705). Серед них такі форми, як:

  • Довідка-виклик (Форма № Н-4.01), що призначена для виклику студента, який поєднує роботу з навчанням у ВНЗ, на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання сесії;
  • Довідка-виклик для складання атестації (Форма № Н-4.02), що  використовується для виклику студента, який поєднує роботу з навчанням у ВНЗ, для складання атестації  ;
  • Довідка-виклик для виконання дипломного проекту (роботи) (Форма № Н-4.03), яка  використовується для запрошення студента заочної (дистанційної), вечірньої форм навчання до ВНЗ для підготовки й захисту дипломного проекту (роботи) із наданням оплачуваної відпустки.

Перелічені вище довідки-виклики призначені для виклику студентів, які успішно навчаються, але Наказом № 705 не передбачено форми повідомлення, згідно з якою роботодавців повідомляли б про початок сесії для працівників, які мали академічну заборгованість за навчальним планом.

Довідка-виклик (Форми № Н-4.01, № Н-4.02) складається із двох частин:

  • перша — безпосередньо довідка-виклик;
  • друга (відривна) частина — довідка про участь у сесії, яку працівник-студент має повернути роботодавцю із заповненими датами щодо прибуття студента до ВНЗ і вибуття з нього та повернення до місця роботи.

Відривна частина довідки якраз і підтверджує факт участі працівника в настановних заняттях, лабораторних роботах й екзаменаційній сесії та обґрунтовує факт надання й тривалість додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням.

Довідки-виклики призначені для юридичного обґрунтування виклику до ВНЗ студента, який поєднує роботу з навчанням й успішно виконує навчальний план (див. лист Мінсоцполітики від 28.12.2013 р. № 563/13/116-13, далі ― Лист 563). Тобто ВНЗ сам має визначитися з успішністю навчання студента (виконанням ним навчального плану), а роботодавця це не повинно хвилювати: якщо працівник-студент приніс довідку-виклик, то він має право на навчальну відпустку. Адже в Листі 563 зазначено: адміністрація підприємства не вправі вимагати від працівника-студента довідку про відсутність академічної заборгованості й не надавати навчальну відпустку за відсутності такої довідки.

...

Нагадаємо: Із 05.06.2012 р. до 15.07.2013 р. для виклику на навчання до ВНЗ і для виконання дипломного проекту працівників, які успішно навчаються, використовували Довідки-виклики (Форми № Н-8.01 і № Н-8.03), а для тих, хто має заборгованість, — Повідомлення (Форма № Н-7.04), затверджені наказом МОНмолодьспорту від 29.03.2012 р. № 384. Починаючи з 16.07.2013 р. до 15.04.2014 р. застосовували Довідки-виклики (Форми № Н-7.01 і №  Н-7.03) і Повідомлення (Форма № Н-7.02), затверджені наказом МОН від 05.06.2013 р. № 683. Із 29.07.2014 р. до 04.09.2015 р. діяли форми для виклику на сесію, на державні іспити й для виконання дипломного проекту, затверджені наказом МОН від 12.06.2014 р. № 711.

Що треба знати роботодавцю

Для реалізації права працівника, який навчається у ВНЗ, на оплачувану навчальну відпустку й інші гарантії мають бути дотримані такі умови.

Умова 1. ВНЗ, у якому навчається працівник, повинен мати ліцензію на освітню діяльність і пройти відповідну акредитацію (згідно із Законом про вищу освіту має проводитись акредитація освітньої програми). Якщо таких умов не дотримано, то законодавчих підстав для надання оплачуваних додаткових відпусток працівникам, які навчаються в таких ВНЗ, немає (див. лист Мінпраці від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07).

Інформацію про рівень акредитації ВНЗ містить Єдина державна електронна база з питань освіти, яка має включати й Реєстр вищих навчальних закладів, де прописані  відомості про кожен ВНЗ, видані йому ліцензії та сертифікати про акредитацію. Потрібну інформацію про акредитацію кожного ВНЗ також можна знайти на освітньому порталі.

Умова 2. Правом на навчальну відпустку може скористатися працівник, який навчається без відриву від виробництва у ВНЗ, що знаходиться в Україні. Тобто навчальну відпустку надають працівникам-студентам, які здобувають освіту у вітчизняних ВНЗ із вечірньою та заочною (дистанційною) формами навчання. На навчальну відпустку абсолютно не завжди можуть розраховувати ті, хто навчається за межами України. Адже це можливо лише в разі, якщо навчання здійснюється в порядку, установленому законодавством відповідної держави, та закінчується видачею диплома, еквівалентного диплому українського ВНЗ, тобто такий диплом визнається в Україні (див. Лист № 563). Проте, аби скористатися цим роз’ясненням, потрібно мати підтвердження того, що Україна визнає дипломи закордонного ВНЗ. Однак суди вважають, що оплата навчальних відпусток у закордонному ВНЗ може бути передбачена колдоговором (див., наприклад, рішення Іллічівського міського суду Одеської області від 04.12.2013 р. у справі № 501/2674/13-ц).

Умова 3. У ст. 15 Закону про відпустки наголошується: додаткову оплачувану навчальну відпустку надають працівникам, які успішно навчаються у ВНЗ (див. лист Мінпраці від 06.09.2005 р. № 09-402). Якщо ж оплачувана навчальна відпустка працівникові не належить (у зв’язку із заборгованістю за навчальним планом), то ВНЗ не надає довідку-виклик, а нині вже й не надсилає повідомлення про початок сесії. Тож такому працівникові доведеться оформлювати або відпустку без збереження зарплати, або скористатися частиною щорічної відпустки.

Умова 4. Працівник-студент має повернути на підприємство довідку про участь у сесії (відривну частину довідки-виклику), яка підтвердить правомірність надання йому навчальної відпустки. Водночас вимоги адміністрації підприємства щодо отримання від навчального закладу після закінчення сесії довідок про відсутність за працівником-студентом академічної заборгованості чи повернення на підприємство другої відрізної частини довідки-виклику є неправомірними (див. лист Мінсоцполітики від 02.01.2013 р. № 2/13/116-13).

Деякі особливості надання навчальних відпусток

По-перше,  якщо працівник не має права на оплачувану додаткову відпустку (наприклад, ВНЗ не пройшов акредитацію чи знаходиться за межами України), то питання надання оплачуваної навчальної відпустки може бути врегульовано колективним договором. Адже підприємство має право встановлювати за рахунок власних коштів додаткові порівняно із законодавством трудові й соціально-побутові пільги для працівників (ст. 91 КЗпП). Водночас оплата додаткових відпусток (понад тривалість, передбачену законодавством), наданих відповідно до колективного договору, належить до фонду додаткової зарплати (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5).

По-друге, якщо працівник перебуває у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років, то він може її перервати й написати заяву про надання навчальної відпустки (див. лист Мінпраці від 27.07.2010 р. № 217/13/116-10). Роботодавець має видати наказ про надання навчальної відпустки, а після її закінчення  працівник знову може написати заяву про подовження відпустки по догляду за дитиною до 3-х років, а роботодавець — оформити  відповідний наказ.

По-третє, роботодавець повинен оплатити працівнику проїзд до місця знаходження ВНЗ і назад раз на рік ― у розмірі 50% вартості проїзду (ст. 219 КЗпП). Для цього працівник має звернутися із заявою про компенсацію проїзду до керівника й надати документи, що підтверджують вартість проїзду. Найімовірніше, у ст. 219 КЗпП ідеться про навчальний рік, і при цьому ВНЗ повинен мати освітню ліцензію та  пройти акредитацію. У решті випадків оплата проїзду теоретично можлива, але таку можливість необхідно передбачити в колективному договорі.

Мінсоцполітики наголошує: оформлювати документи для часткової компенсації оплати проїзду потрібно за правилами, передбаченими для відряджень (лист від 02.01.2013 р. № 2/13/116-13). Тобто оплата проїзду до ВНЗ, який знаходиться в іншому населеному пункті, і назад має здійснюватися на підставі оригіналів проїзних документів. Тож виходить, що, для того аби отримати компенсацію, необхідно скласти ще й авансовий звіт про понесені витрати. Додамо: якщо працівник захворів під час сесії у ВНЗ, що знаходиться в іншому населеному пункті, і повернувся із сесії пізніше, то, на думку Мінсоцполітики, він не втрачає права на 50%-ву оплату проїзду туди й назад. Проте для цього варто надати роботодавцю документ, який підтверджує тимчасову непрацездатність, засвідчений у встановленому порядку.

По-четверте, навчальна відпустка надається тільки на період сесії (настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків й іспитів). Тому час проїзду до навчального закладу й назад не оплачується, але за потреби працівник може взяти 1–2 дні відпустки без збереження зарплати чи щорічної відпустки.

По-п’яте, на час навчальних відпусток працівникам зберігають зарплату за основним місцем роботи (ст. 217 КЗпП). Однак підприємство, на якому трудиться за сумісництвом працівник-студент, може передбачити в колдоговорі оплату навчальної відпустки й сумісникам. Водночас Мінпраці в листі від 16.05.2006 р. № 172/13/116-01 рекомендує на час, коли працівник знаходиться в навчальній відпустці за основним місцем роботи, за сумісництвом  оформлювати відпустку без збереження зарплати.

По-шосте, навчальну відпустку надають незалежно від стажу роботи працівника на підприємстві, дозволяють приєднувати до щорічної відпустки, але використати її потрібно протягом відповідного навчального року. Навчальну відпустку не можна ділити, переносити, брати в рахунок наступного року, а також за неї не виплачують компенсацію.

Порядок надання навчальних відпусток

Розгляньмо покроково, як надається працівникові, котрий навчається у ВНЗ, навчальна відпустка.

Крок 1. Працівник звертається до керівника підприємства із заявою про надання навчальної відпустки (додаток 2), додавши до неї довідку-виклик із ВНЗ.

Крок 2. Керівник видає наказ про надання навчальної відпустки (додаток 3) на період , зазначений у довідці-виклику.

Крок 3. Бухгалтерія на підставі наказу здійснює розрахунок оплати навчальної відпустки. При цьому згідно із ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки зарплату за час відпустки виплачують не пізніше ніж за 3 дні до її початку.

Крок 4. Після закінчення навчальної відпустки працівник має надати роботодавцю довідку про участь у сесії, у якій указані дати прибуття студента до ВНЗ і вибуття з нього.  Якщо працівник, який поєднує роботу з навчанням, навіть не надасть роботодавцю довідку про участь у сесії, оплати навчальної відпустки його не можна позбавити. Оскільки для роботодавця підтвердженням того, що працівник має право на навчальну відпустку, є довідка-виклик навчального закладу, у якій  зазначено  дати й період, на який викликають студента для участі в настановних заняттях, сесії, атестації, підготовки й захисту дипломного проекту (роботи).

Розрахунок оплати навчальної відпустки

На період навчальних відпусток, передбачених ст.ст. 211, 213, 216 КЗпП,  працівникам зберігають середню зарплату за основним місцем роботи (ст. 217 КЗпП). Розрахунок оплати навчальної відпустки здійснюють відповідно до вимог Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100).

Під час розрахунку оплати навчальної відпустки слід звернути увагу на такі особливості:

  • дні навчальної відпустки оплачують усі однаково, тобто навчальні відпустки не подовжують на святкові й неробочі дні, які припадають на цей період (див. лист Мінпраці від 08.11.2004 р. № 18-561).
  • якщо протягом розрахункового періоду працівник не мав зарплати (наприклад, через відпустку по догляду за дитиною до 3-х років), то розрахунок здійснюється відповідно до абз. 3 п. 4 Порядку № 100, тобто оплату за дні навчальної відпуски проводять із розрахунку тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Розгляньмо на прикладі механізм розрахунку оплати навчальних відпусток, аналогічний порядку обчислення оплати щорічних відпусток.

Приклад

Працівник Кириленко В.В. приніс довідку-виклик на сесію, яка триватиме з 14 по 27травня 2016 року. Роботодавець видав відповідний наказ про надання навчальної відпустки з 15 травня на 14 календарних днів. Оскільки розрахунок проводиться в травні, то розрахунковим періодом буде травень 2015 року – квітень 2016 року, який включає 356 календарних днів (без урахування 10-ти святкових і неробочих днів).

За розрахунковий період працівнику нарахували загальну суму виплат, передбачених п. 3 Порядку № 100, у розмірі 92258 грн.

Спочатку слід обчислити середньоденну зарплату:

92258 грн : 356 к.дн. = 259,15 грн.

Оплата за 14 календарних днів навчальної відпустки становить:

259,15 грн х 14 к.дн. = 3628,10 грн.

Таким чином, власне процедура надання навчальних відпусток нескладна. Про наявність у ВНЗ  ліцензії та рівень його акредитації можна дізнатися із Єдиної державної електронної бази з питань освіти  чи знайти інформацію на освітньому порталі.

Ольга СМОЛІНА,

бухгалтер-експерт

3 Responses

  1. Rus сказав:

    “Умова 3. У ст. 15 Закону про відпустки наголошується: додаткову оплачувану навчальну відпустку надають працівникам, які успішно навчаються у ВНЗ (див. лист Мінпраці від 06.09.2005 р. № 09-402). Якщо ж оплачувана навчальна відпустка працівникові не належить (у зв’язку із заборгованістю за навчальним планом), то ВНЗ не надає довідку-виклик, а нині вже й не надсилає повідомлення про початок сесії. Тож такому працівникові доведеться оформлювати або відпустку без збереження зарплати, або скористатися частиною щорічної відпустки”.
    У листі, на який іде посилання, визначено, що ““Успішним” навчання вважається у студентів, які не мають академзаборгованості за минулий курс і до початку наступної сесії виконали з позитивною оцінкою не менше як 75 % контрольних робіт, а інші 25 % контрольних робіт та курсових надали для рецензії”.
    Яким нормативним актом передбачено, що до початку наступної сесії виконати з позитивною оцінкою не менше як 75%……?
    Чи є лист Міністерства праці та соціальної політики України від 06.09.2005 р. № 09-402 “Про надання навчальної відпустки” нормативним документом?
    Чому студент до початку сесії повинен здати контрольні, курсові, якщо для цього Законодавством виділений спеціальний час у вигляді додаткової оплачуваної відпустки?
    Якщо студент здав сесію без “хвостів”, чи є це успішним навчанням і чи не є це підставою для отримання довідки-виклик на наступну сесію.
    Маючи такий лист Міністерства праці, деякі ВНЗ не надають студентам довідки-виклик тому, що студент здав лише 50% контрольних, а ті в свою чергу (студенти) беруть чергові відпустки та відпустки за свій рахунок для участі у сесії.
    Всього лист, тобто чиєсь бачення, а результат ….
    З повагою, колишній студент-заочник, якому надсилалась довідка-виклик на підставі результатів попередньої сесії. Хотілося б отримати відповідь на мої прості запитання.

  2. Паша сказав:

    Доброго дня!
    А якщо я надав документи на навчальну відпустку 26грудня ,а сама відпустка з16 січня по 28 квітня, і мені не виплатили кошти за неї, то куди мені звертатись? В бухгалтерії говорять що до них пізно прийшла заява і заднім числом вони не можуть її закрити! Це так?

  3. Ірина сказав:

    Доброго дня!
    Чи повинна оплачуватись навчальна відпуска вчителю при здобутті ним другої вищої освіти?

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *