Отпуска за какие периоды учитывать при создании резерва отпусков

Работник имеет право взять в течение календарного года отпуск как за 2016–2017, так и за 2017–2018 рабочий год, ведь законодательством об отпусках это разрешается. Как учитывать при расчете резерва отпусков так называемые «нерегулярные» отпуска, которые не планировались? Можно ли учесть при расчете резерва отпусков в текущем году сразу 2 ежегодных отпуска: неиспользованный отпуск за 2016–2017 год и очередной (за 2017–2018 год)?

ОТВЕТ: Данная тема не теряет своей актуальности. Ведь нормы трудового законодательства не привязаны к налоговому законодательству и нормативно-правовым актам по бухгалтерскому учету. Итак, проанализируем их отдельно и попытаемся найти точки соприкосновения.

Трудовое законодательство

Порядок и условия предоставления ежегодных отпусков определяет ст. 79 КЗоТ, в которой прописано:

  • ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы предоставляются работникам после 6-ти месяцев непрерывной работы на данном предприятии, в учреждении, организации;
  • до истечения 6-месячного срока непрерывной работы ежегодные отпуска предоставляются продолжительностью, которая определяется пропорционально отработанному времени, кроме случаев, определенных ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках);
  • деление ежегодного отпуска на части любой продолжительности допускается по просьбе работника при условии, если основная непрерывная его часть составит не менее 14 к.дн.;
  • ежегодные отпуска за 2-й и последующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года;
  • неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12-ти месяцев по окончании рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Также стоит учитывать, что ч. 5 ст. 80 КЗоТ запрещает не предоставлять ежегодные отпуска:

  • полной продолжительности в течение 2-х лет подряд;
  • в течение рабочего года лицам в возрасте до 18-ти лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Итак, из вышесказанного следует: работнику должны предоставлять за каждый рабочий год ежегодный отпуск (соответственно, учитывать его в графике отпусков). Если же он не воспользовался своим правом на отпуск, то должен использовать его до окончания следующего рабочего года.

Обратите внимание

Для последовательного и точного учета использования ежегодных отпусков целесообразно предоставлять работнику сначала неиспользованный ежегодный отпуск за предыдущий год, а потом за следующий (см. письмо Минсоцполитики от 24.12.2013 г. № 152/13/82-13).

Итак, у работника остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то он имеет право в текущем календарном году, но должен это согласовать с администрацией, поскольку его отпуск не должен влиять на полноценную работу предприятия. Но резерв на такие отпуска должен был сформироваться в соответствующих прошлых периодах и зависнуть в проинвентаризированном остатке на субсчете 471 по состоянию на 01.01.2017 г.

Обратите внимание

Согласно ст. 12 Конвенции Международной организации труда об оплачиваемых отпусках от 24.06.1970 97 № 132 (далее — Конвенция МОТ), соглашения об отказе от права на минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск или о неиспользовании данного отпуска с заменой его компенсацией или иным образом в соответствии с национальными условиями признаются недействительными или запрещаются.

...

А руководствуясь ст. 9 Конституции Украины, действующие международные договоры, согласие на обязательность которых предоставлено ВРУ, являются частью национального законодательства Украины. Поэтому работник должен ежегодно использовать свое право на отпуск, несмотря на то что КЗоТ и Закон об отпусках не содержат прямой нормы.

Если говорить о ежегодном отпуске, которым работник желает воспользоваться , то его предоставляют при условии, если:

  • администрация предприятия не возражает против предоставления 2-х ежегодных отпусков в течение текущего календарного года: за 2016–2017 и за 2017–2018 рабочий год;
  • уже начался отсчет рабочего года, за который предоставляется ежегодный отпуск (ч. 9 ст. 10 Закона об отпусках).

Например: работник может взять ежегодный отпуск в марте 2017 года за рабочий год, который приходится на период с 15 января 2017 года по 14 января 2018 года (то есть отсчет рабочего года, за который он берет ежегодный отпуск, уже начался). Однако работник не имеет права использовать в марте 2017 года ежегодный отпуск за рабочий год, который приходится, скажем, на период с 18 мая 2017 года по 17 мая 2018 года (оно появится после 18.05.2017 г.).

Возникает еще один вопрос: включать ли в график отпусков неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие годы?

Законодательство не определяет, какие именно отпуска включаются в график отпусков на текущий календарный год. Но все же удобнее включать в график и неиспользованные за предыдущие годы ежегодные отпуска (или их части), но выделять их отдельно. Ведь это дает возможность планировать предоставление отпусков, чтобы обеспечить бесперебойную и полноценную работу предприятия и учесть интересы работников и возможности для их отдыха.

Налоговое законодательство

Здесь нужно учитывать, что оплата ежегодных отпусков облагается налогом по правилам, установленным для зарплаты. Но следует акцентировать внимание на том, что согласно абз. 3 пп. 169.4.1 НКУ при обложении НДФЛ начисленные суммы отпускных (поскольку отпуска оплачивают по среднему заработку) относят к периодам, за которые они начислены.

С 01.01.2015 г. объект обложения налогом на прибыль определяется исходя из бухгалтерского финрезультата, поэтому признание расходов осуществляется по правилам бухгалтерского учета с учетом разниц, определенных НКУ.

Напомним: финрезультат до налогообложения корректируют на сумму расходов на формирование резервов и обеспечений для возмещения будущих расходов, кроме обеспечения на отпуск работникам и прочих выплат, связанных с оплатой труда, и начисленного на них ЕСВ (пп.пп. 139.1.1–139.1.2 НКУ).

Но есть и исключение: в состав расходов включаются расходы на оплату отпусков работникам и прочие выплаты, связанные с оплатой труда, возмещенные после 1 января 2015 года за счет резервов и обеспечений, сформированных до 1 января 2015 года, если данные расходы не были учтены при определении объекта налогообложения до 1 января 2015 года (п. 24 подраздела 4 р. ХХ НКУ).

Следовательно, нужно отслеживать, какой отпуск использует работник (или за какой отпуск получает компенсацию): тот, под который создавался резерв до 01.01.2015 г. или после этой даты?

Ведь нормы НКУ в редакции, действующей до 01.01.2015 г., не предусматривали формирование в налоговом учете расходов по суммам сформированного в бухучете резерва на выплату отпусков, поэтому они не влияли на базу обложения налогом на прибыль (см. письмо ГФС от 04.09.2015 г. № 18916/6/99-99-19-02-02-15).

Таким образом, очень важно отразить в бухучете создание резерва отпусков и начисление оплаты отпусков в соответствии с требованиями П(С)БУ, ведь от этого зависит объект налогообложения.

Бухгалтерский учет: создание резерва и оплата отпусков

Поскольку обеспечение формируют для выплат за неотработанное время, которые подлежат накоплению, то резерв отпусков создается только на те отпуска, которые накапливаются, — это ежегодные основные и дополнительные отпуска, а также под дополнительные отпуска на детей. А вот на учебные, творческие, социальные отпуска (кроме отпусков на детей) резерв не создается. Как рассчитать коэффициент резервирования для отпусков и определить сумму резерва, прописано в п. 14 П(С)БУ 11 и пояснении к субсчету 471 с Инструкции о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Минфина от 30.11.1999 г. № 291. Далее ежемесячно начисляют резерв отпусков, умножив фактически начисленную зарплату работникам на коэффициент резервирования, записью: Дт 23, 91, 92, 93, 949 Кт 471.

Учитывая то что работник должен ежегодно отгулять ежегодный (основной и дополнительный) отпуск и взять причитающийся ему дополнительный отпуск на детей, то логично при расчете коэффициента резервирования отпусков учитывать только один отпуск каждого вида. При этом в графике отпусков на 2017 год ежегодный отпуск может быть запланирован на одного работника за 2016–2017 рабочий год, а для другого — за 2017–2018 рабочий год.

Плановые суммы на оплату отпусков рассчитывают исходя из графика отпусков (берут только те отпуска, которые планируются в текущем году, а неиспользованные — нет), их продолжительности и плановой среднедневной зарплаты. Коэффициент резервирования определяют, разделив плановую сумму оплаты на оплату отпусков на годовой плановый фонд оплаты труда с учетом ЕСВ.

Обеспечение на оплату отпусков создается ежемесячно с учетом коэффициента резервирования и фактически начисленной зарплаты за текущий месяц. А используют созданный резерв обеспечения для возмещения только тех расходов на оплату отпусков и начисленного ЕСВ, для покрытия которых оно было создано (п. 17 П(С)БУ 11).

Посему, в случае, когда работник берет 2 ежегодных отпуска в течение календарного года, могут возникнуть следующие ситуации.

Ситуация 1

Работник в прошлом году не отгулял запланированный в графике отпусков на 2016 год ежегодный отпуск (за 2015–2016 рабочий год), под который создавался резерв отпусков, а на 2017 год запланирован следующий отпуск (за 2016–2017 рабочий год). Работник планирует использовать оба отпуска в течение 2017 года.

В данном случае под ежегодный отпуск, который предоставляется за 2015–2016 год, создавался резерв в предыдущем году. Поэтому резерв под неиспользованный отпуск был включен в остаток на субсчете 471 по состоянию на 01.01.2017 г. А для оплаты ежегодного отпуска за 2016–2017 рабочий год резерв создается в текущем году. Поэтому оплату обоих отпусков начисляют за счет созданного резерва отпусков.

Таким образом, начисление отпускных (компенсации) за неиспользованный отпуск, под который создавался резерв, отражают записью: Дт 471 Кт 661, а ЕВС, который начислен на эти суммы отпускных (компенсации) — Дт 471 Кт 651.

Ситуация 2

Воспользуемся условиями ситуации 1, но предположим, что резерв на оплату отпусков начали создавать только с 2017 года, а в 2016 году не создавали.

Если же резерв отпусков в 2015–2016 годах не создавался, то его нужно создать через субсчет 44 путем корректировки нераспределенной прибыли: Дт 44 Кт 471. Это нужно сделать, учитывая все дни неиспользованных отпусков по состоянию на 01.01.2017 г.

Ситуация 3

По графику отпусков на 2017 год для работника запланирован ежегодный отпуск за 2016–2017 рабочий год. Однако после того, как он воспользовался этим отпуском, обратился в июле 2017 года с просьбой предоставить очередной ежегодный отпуск за следующий рабочий год, который приходится на период с 18 июня 2017 года по 17 июня 2018 года.

Предположим, что предоставление очередного ежегодного отпуска было связано с семейными обстоятельствами, и администрация предприятия не возражала против его предоставления. Но данный отпуск не был предусмотрен графиком отпусков на 2017 год, и, соответственно, под него резерв отпусков не создавался.

Как помним, созданный резерв обеспечения используют только для возмещения тех расходов, для покрытия которых оно было создано (п. 17 П(С)БУ 11). Если же резерва не хватает для оплаты ежегодных отпусков, начисление отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) и ЕСВ отражают корреспонденцией Дт 23, 91, 92, 93, 949 Кт 661, 651.

Таким образом, работодатель обязан запланировать в графике отпусков на текущий год только один отпуск одного вида, но он может в график включить и неиспользованные прошлогодние отпуска (их не учитывают при создании резерва отпусков в 2017 году). Работник также имеет право  взять в текущем году и неиспользованные отпуска за прошлые периоды.

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

бухгалтер-эксперт

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *