Отпускные за неотработанное время при увольнении: расчет, учет, налогообложение

Как известно, работник может взять ежегодный отпуск в любое время в течение рабочего года. В случае если он отгулял отпуск, а увольняется до истечения рабочего года (за который такой отпуск предоставили), возникает вопрос об отчислении из зарплаты оплаты за дни «незаработанного» отпуска.
В статье мы расскажем, как исчислить сумму, которую необходимо удержать за использованные лишние дни отпуска, и показать данную операцию в бухгалтерском учете

Правовые основания для удержания отпускных за неотработанное время

В случае увольнения работника до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности работодатель осуществляет отчисления из зарплаты за дни отпуска, предоставленные в счет неотработанной части рабочего года (ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках).

Удерживать излишне начисленные отпускные согласно ч. 2 ст. 22 Закона об отпусках не следует, если работник увольняется с работы в связи с:

призывом или приемом (поступлением) на военную службу, направлением на альтернативную (невоенную) службу;
переводом работника с его согласия на другое предприятие или переходом на выборную должность в случаях, предусмотренных законами Украины;
отказом от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также отказом от продолжения работы в связи с существенным изменением условий труда;
изменениями в организации производства и труда, в том числе ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников;
выявлением несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации или состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы;
неявкой на работу свыше четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности, не считая отпуска по беременности и родам, если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании;
восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;
направлением на обучение;
выходом на пенсию;
в случае смерти работника.

Определение количества дней, за которые нужно удержать отпускные

Сначала выясним, к каким отпускам применяют положения ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках. Очевидно, что удерживать отпускные за неотработанную часть рабочего года нужно из оплаты ежегодных (основных и дополнительных) отпусков. Указанная норма не распространяется на отпуск на детей, поскольку он относится к социальным (а не ежегодным) и предоставляется за календарный (а не за отработанный рабочий) год. На то, что работник имеет право использовать «детский» отпуск или получить компенсацию за него при увольнении в полном объеме, независимо от отработанного в этом году времени, указывает и Минтруда в письмах от 03.03.2007 г. № 58/06/186-07, от 20.10.2009 г. № 292/13/116-09, от 20.10.2011 г. № 307/13/133-11.

Исчисляют количество дней отпуска, заработанного работником за соответствующий рабочий год, таким же образом, как и для компенсации за неиспользованные дни отпуска. Далее от количества отгулянных работником дней ежегодного отпуска (за соответствующий рабочий год) отнимают заработанные им дни отпуска (за отработанное время в рабочем году). Полученная цифра и показывает, за сколько дней отпуска необходимо удержать оплату.

Расчет суммы, которую необходимо удержать за дни отпуска

По нашему убеждению, в этом случае не нужно заново определять среднедневную зарплату, исходя из нового расчетного периода.

На практике для расходов берут тот среднедневный заработок, который применяли при начислении отпускных.

Обратите внимание!

Такую операцию как отчисления за неза­­работанные дни отпуска, нельзя квалифицировать, как исправление ошибки за прошлый период. Ведь на момент предоставления отпуска у работодателя были основания начислить отпускные за все дни отпуска. Отчисления же проводят согласно приказу руководителя, изданному в месяце увольнения, поэтому данную ​​операцию следует считать операцией текущего месяца (месяца увольнения).

Отражение в учете удержания сумм за дни незаработанного отпуска

Из ст. 22 Закона об отпусках следует, что при уволь­нении работника работодатель должен удержать из его зарплаты суммы за ранее предоставленные дни ежегодного отпуска за неотработанную часть года для покрытия задолженности. Поэтому о сторнировании сумм ранее начисленных отпускных говорить некорректно. Уместно будет начислить все выплаты, причитающиеся работнику при увольнении, за вычетом оплаты за лишние дни отпуска. Полученный остаток суммы и будет базой для начисления и удержания ЕСВ и НДФЛ. Проиллюстрируем это на примере.

Пример

Работник (админперсонал) принят на работу 13.08.2014 г., а увольняется  он   30.04.2015 г. В марте 2013 года он был в ежегодном основном отпуске пол­ной продолжительностью — 24 к. дн. Среднедневный заработок для расчета отпускных равен 186,92 грн. Все рабочие дни (кроме периода ежегодного отпуска) были им отработаны. За апрель 2015 года работнику начислена зарплата 5600 грн.

Итак, определим сумму оплаты, начисленной за лишние дни отпуска, которую нужно удержать с работника при увольнении.

Шаг 1. Определяем стаж для ежегодного основного отпуска (без учета праздничных и нерабочих дней) — 257 к. дн. (18 к. дн. + 30 к. дн. + 31 к. дн. + 30 к. дн. + 31 к. дн. + 29 к. дн. + 28 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн).

Шаг 2. Рассчитываем количество дней отпуска, на которые работник имел право: (24 к. дн : 355 к. дн.) × 257 к. дн. = 17,4 к. дн., с округлением — 17.

Шаг 3. Находим количество дней отпуска, за которые надлежит провести отчисления из зарплаты — 7 к. дн. (24 к. дн. – 17 к. дн.).

Шаг 4. Исчисляем сумму, которую необходимо удержать с зарплаты за «незаработанные» семь дней ежегодного отпуска: 186,92 × 7 к. дн. = 1308,44 грн.

Порядок отражения операции по отчислению оплаты за дни отпуска — в таблице.

Таблица

Отражение в учете отчисления за дни незаработанного отпуска

№ п/п
Содержание хозяйственной операции
Бухгалтерский учет
Дт
...
Кт
сумма, грн
1
Начислена зарплата за апрель
92
661
5600,00
2
Отражены отчисления из зарплаты за незаработанные 7 дней отпуска (методом обратной проводки)
661
92
1308,44
3
Начислен ЕСВ на зарплату
((5600 грн – 1308,44 грн) × 36,8% *)
92
651
1579,29
4
Удержаны:
4.1
— ЕСВ
((5600 грн – 1308,44 грн) × 3,6%)
661
651
154,50
4.2
— НДФЛ
((5600 грн – 1308,44 грн – 154,50) × 15%)
661
641
620,56
5
Перечислены:
5.1
— ЕСВ
(1579,29 грн + 154,50 грн)
651
311
1733,79
5.2
— НДФЛ
641
311
620,56
6
Выдана уволенному работнику зарплата через кассу (5600 грн – 1308,44 грн – 154,50 грн – 620,56 грн)
661
301
3516,50

* Условно будем считать, что у предприятия 5-й класс профессионального риска производства.

Как видно из таблицы, сумма расходов на оплату труда тоже автоматически уменьшится вследствие отчисления из заработной платы сумм за незаработанные дни отпуска. Поскольку мы провели именно начисления с «минусом» зарплаты (а не сторнирование), то при отражении в форме № 1ДФ и отчетности по единому взносу сумма зарплаты просто уменьшится. Поэтому к каким-либо особенностям данная операция не приведет.

Как поступать, когда зарплаты не хватает для погашения задолженности

Речь идет о случае, когда начисленная в месяце увольнения зарплата меньше суммы отчисления за незаработанные дни отпуска. Здесь возможны два варианта.

Первый вариант — работник может внести в кассу предприятия сумму оплаты за дни незаработанного отпуска. Это должна быть лишняя сумма, полученная им на руки (без ЕСВ и НДФЛ). Однако возврат работником таких сумм — дело сугубо добровольное — нормативного механизма заставить работника вернуть в этом случае деньги не существует. Однако это позволит избежать уплаты работником НДФЛ (см. второй вариант). Однако для этого в приходном кассовом ордере нужно четко указать, что внесена сумма оплаты именно за лишние дни отгулянного отпуска. А вот предприятию придется провести корректировку ранее понесенных расходов в бухгалтерском учете.

Второй вариант — работник не погасил задолженности за «незаработанные» дни отпуска. Тогда отчисления показывают в пределах суммы начисленной зарплаты. Неудержанная сумма оплаты за лишние дни отпуска считается доходом работника в виде дополнительного блага (пп. «д» пп. 164.2.17 НКУ), который придется отразить в ф. № 1ДФ с признаком дохода «126». При этом работодателю нужно письменно уведомить работника об аннулировании (прощении) долга. Это можно сделать в приказе об увольнении, ознакомив с ним работника под подпись. Тогда такой доход физлицо должно будет отразить в годовой налоговой декларации, самостоятельно уплатив из него НДФЛ.

В бухгалтерском учете уменьшение расходов отразится по дебету субсчета 661«Расчеты по заработной плате» и кредиту счета 92 «Административные расходы» (для нашего примера). Одновременно сумма «прощенного» долга — по дебету субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности» и кредиту субсчета 661.

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

шеф-редактор
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *