Ответственность за неправильное оформление первичных документов

Как известно, чем внешне более прост вопрос, тем сложнее на него отвечать: очевидность и привычность трудно аргументировать. Так и с первичными документами: все профессионалы и непрофессионалы знают, что они должны быть правильно оформлены. А если все же в их оформлении допущена ошибка? Сразу же актуальными становятся вечные вопросы классиков: «Что делать?», «Кто виноват?».
В данном исследовании остановимся на одном из этих аспектов, и рассмотрим какая же и, собственно, чья ответственность наступает за допущенные ошибки

Сразу подчеркнем: полным и всеобъемлющим ответ на заданные вопросы получится только в том случае, если одновременно проблема будет рассматриваться в нескольких плоскостях:

Аспект 1. Виды первичных документов с позиции влияния на последствия допущенной ошибки по их оформлению.

Аспект 2. Последствия допущенной ошибки по оформлению первичных документов.

Аспект 3. Виды ответственности.

Вот где-то на пересечении этих прямых и может находиться та конкретная точка, а именно: воплощенный в реальное действие результат — наказание за допущенную ошибку по оформлению первичных документов. И, как у любой точки на плоскости, ее координаты таковы:

а) установленное виновное лицо (лица);

б) примененная санкция.

Итак, разложим проблему на составные части.

Аспект 1. Требования по оформлению в зависимости от вида первичных документов

Прежде всего необходимо четко очертить анализируемую (исследуемую) область: о каких документах идет речь? А для этого обратимся к терминологии.

В более широком смысле толкование термина «документ» представлено в п. 1 ст. 1 Закона Украины «Об информации» от 02.10.1992 г. № 2657-XII, в соответствии с которым:

документ — это материальный носитель, содержащий информацию, основными функциями которого являются ее сохранение и передача во времени и пространстве.

Но с учетом профессиональной направленности исследования, безусловно, руководствоваться следует специальным термином, указанном в ст. 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее —Закон о бухучете), а именно:

первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление.

Как видим, достаточно широкое толкование. В некоторой степени более конкретны специалисты Минфина в Положении № 88. В соответствии с п. 2.1 Положения № 88:

первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.

Дополнительно также стоит еще отметить следующее. НКУ просто «пестрит» ссылками и упоминаниями первичных документов, но самого термина не содержит. Однако всегда из контекста следует, что  и в НКУ речь все же идет об учетных первичных документах, т.е. в первую очередь о документах с позиции бухгалтерского учета. А это значит, что первичные документы необходимо рассматривать как один из составляющих метода бухгалтерского учета, его неотделимую часть.

Таким образом, отправной точкой на пути последующего установления ответственности за допущенные ошибки оформления первичных документов целесообразно обозначить именно требования главных «бухгалтерских» нормативных документов по данной тематике:

Закона о бухучете и

• Положения № 88.

Для того чтобы систематизировать имеющуюся в настоящих нормативных документах информацию относительно оформления первичных документов  и ответственности за осуществление данного процесса, предоставим информацию в таблице 1:

Таблица 1

Требования к оформлению первичных документов и ответственные лица за данное оформление

№ п/п
Требование, обязательное к исполнению
Регламентирующий документ
Ответственное лицо
Обязанность установленного ответственного лица
1
Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции либо непосредственно после ее окончания
Лицо в соответствии со штатным расписанием, занимаемой должностью и вмененными по должностной инструкции обязанностями
Своевременно составлять первичные документы по установленной форме в соответствии с характером осуществленной операции
2
На основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы
Контролировать и упорядочивать обработку данных первичных документов
3
Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты
Лицо, составляющее и подписывающее первичные документы в соответствии с характером осуществляемой операции
Проверять наличие обязательных реквизитов — как общих, так и специальных, с учетом характера осуществляемой операции
...
4
Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета
Лицо в соответствии со штатным расписанием, занимаемой должностью и вмененными по должностной инструкции обязанностями во главе с руководителем предприятия
Правильно применять соответствующие субсчета и счета, учетные регистры. Проверять взаимосвязи, сопоставимость и соответствие на каждую отчетную дату
5
Регистры бухгалтерского учета должны иметь необходимые данные, позволяющие идентифицировать лиц, участвовавших в их составлении
Идентификация — обязательное условие для установления виновного лица за допущенные ошибки
6
Предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета
Предусматривается ответственность и за несанкционированное незаметное исправление, и за допущение данного факта
7
Первичный документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте
Лицо, составившее первичный документ, а также лицо, наличие подписи которого обязательно в соответствии с установленной формой первичного документа
Подпись должна быть поставлена своевременно и в установленном законодательством формате
8
Дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, ТМЦ и других объектов имущества предусматриваются специальными нормативно-правовыми актами
Лицо, составившее первичный документ, а также руководящее лицо, наличие подписи которого обязательно в соответствии с установленной формой первичного документа и согласно возложенным на него должностным обязанностям
Установленные лица несут ответственность за своевременность составления первичных документов и за соответствие их форм и содержания общим требованиям и нормам специальных нормативно-правовых актов
9
В случаях, установленных законодательством, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности, порядок использования которых регулируется отдельными нормативно-правовыми актами

 Как наглядно демонстрирует представленная в таблице 1 информация, в оформлении первичных документов ошибка может быть допущена на любом из этапов: начиная от выбора формы первичного документа и даты его оформления — до перенесения информации в учетные регистры предприятия. Соответственно, на разных этапах допущенная ошибка в оформлении может иметь разные последствия.

Таким образом, актуальным становится следующий аспект.

Аспект 2. Последствия допущенной ошибки по оформлению первичных документов

Напомним!

В соответствии с п. 2.15 Положения № 88, первичные документы подлежат обязательной проверке (в пределах компетенции) работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию.

То есть проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическая увязка отдельных показателей. Следовательно, в ситуации, когда всеми работниками возложенные на них обязанности исполняются добросовестно, даже допущенная отдельным работником ошибка по оформлению любого из первичных документов будет выявлена. В таком случае выявленная на раннем этапе ошибка по оформлению любого первичного документа:

• во-первых, может быть просто исправлена без негативных последствий для деятельности предприятия;
• во-вторых, может быть исправлена со внесением необходимых корректировок любого рода.

В том случае, когда процедуры исправления допущенной ошибки по оформлению первичных документов являются внутренним делом предприятия, а последствия этих допущенных ошибок не выходят за рамки обычного рабочего (бухгалтерского) процесса — правила установления ответственности за такие допущенные ошибки в первую очередь следует искать в Законе о бухучете и Положении № 88.

Обратите внимание!

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие такие документы (п. 8 Закона о бухучете, п. 2.14 Положения № 88).

Более того, п. 2.16 Положения № 88 предписывает: в случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухучета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия, учрежденияДо отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению.

Это значит, что неверно оформленные первичные документы, в принципе, имеют очень мало шансов быть исполненными вообще. Либо принятые к исполнению по особому распоряжению руководителя такие неправильно оформленные первичные документы однозначно указывают на главное ответственное лицо — самого руководителя, отдавшего распоряжение неверно оформленные первичные документы исполнять.

Иное дело, когда ситуация кардинально противоположная: ошибка оформления первичного документа не была выявлена на предприятии. Таким образом, последствия ее, если они и были, могут быть выявлены только в результате проведения внешнего контроля: аудиторской проверки, проверки контролирующих органов и т.д.

В святи с этим актуальным становится следующий аспект.

Аспект 3. Виды ответственности

Для начала подчеркнем: как отмечалось, первичные документы разного рода сопровождают все без исключения хозяйственные операции. А разные операции — это, в свою очередь, значит, что возможен разный ущерб от неверного оформления первичного документа.

Оформление первичных документов — обязательная составляющая бухгалтерского учета. За  нарушение порядка ведения бухучета и в связи с этим за неправильное оформление первичных документов предусмотрена административная ответственность КУоАП.

В соответствии с ст. 164КУоАП, в числе других нарушений за отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение ложных данных в финансовую отчетность, непредоставление финансовой отчетности предусмотрена следующая ответственность:

• наложение штрафа от 8 до 15 НМДГ;
• наложение штрафа от 10 до 20 НМДГ (при повторном выявлении такого же правонарушения в течение года).

Следовательно, за допущенные ошибки оформления первичных документов на основании ст. 1642 КУоАП в совокупности с нормами п. 8 Закона о бухучете и п.п. 2.14, 2.15 Положения № 88 лицо, на которое возложено право подписания первичных документов, а также главный бухгалтер и руководитель предприятия как должностные лица могут понести административную ответственность за допущенные ошибки в оформлении первичных документов.

Кроме того, напомним: за нарушение законов по вопросам налогообложения и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, установлены следующие виды юридической ответственности (п. 111.1 НКУ):

  • финансовую;
  • административную;
  • уголовную.

При этом роль первичных документов (а значит, и правильности их оформления) переоценить трудно: ведь в соответствии с нормами НКУ практически весь налоговый учет основан на данных бухгалтерского учета, и первичные документы являются основой для всех налоговых расчетов.

Это говорит о том, что если в результате допущенной ошибки в оформлении первичного документа была допущена ошибка еще и в налоговом учете, а тем более если данная ошибка привела к занижению налогового обязательства предприятия перед бюджетом (касательно любого вида налога), то уже может идти речь не только о нарушении норм Закона о бухучете иПоложения № 88. В таком случае можно говорить о нарушении законов по вопросам налогообложения.

Руководствуясь п. 111.2 НКУ, финансовая ответственность за нарушение законов по вопросам налогообложения и другого законодательства устанавливается и применяется согласно НКУ и прочим законам. Финансовая ответственность применяется в виде штрафных (финансовых) санкций (штрафов) и/или пени. Однако, учитывая п. 112.1 НКУ, привлечение к финансовой ответственности налогоплательщиков за нарушение законов по вопросам налогообложения, другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не освобождает их должностных лиц при наличии соответствующих оснований от привлечения к административной или уголовной ответственности.

Таким образом, достаточно «незатейливая» ситуация в виде неправильного оформления первичного документа в зависимости от последствий может иметь разный результат и воплотиться в разного рода ответственность: от обычного переоформления документа с вынесением выговора или лишения премии до привлечения соответствующих должностных лиц к административной или даже уголовной ответственности.

Проведенный анализ не будет полным, если не рассмотреть такой вид ответственности, какматериальная ответственность. И вот почему.

В тех случаях, когда сотрудники допустили ошибки в оформлении первичных документов и предприятию был нанесен ущерб, установлена взаимосвязь между допущенной ошибкой в оформлении первичного документа и установленным оцененным ущербом (например, предприятием были уплачены штрафные санкции), у предприятия есть право  на основании норм трудового законодательства возместить суммы уплаченных штрафных санкций за счет работников, допустивших данные нарушения.

И в завершение: правильное оформление первичных учетных документов — крайне важное дело, и не прощает невнимательности или халатности.

Ольга МИРОНОВА,

аудитор, САР,
директор ООО «Аудиторская фирма «Ольга-Аудит»

You may also like...

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *