Пошаговый порядок оформления отпуска

С необходимостью оформления отпусков ежегодно сталкивается каждый бухгалтер. Ведь право на отпус­ка гражданам, состоящим в трудовых отношениях с работодателем, гарантировано законодательством Украины. Как правильно оформить предоставление работнику отпуска и не упустить важные моменты — рассмот­рим в статье

Составляем график отпусков

Ежегодный отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком отпусков, составленным в начале года и утвержденным собственником по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. Однако отдельные категории работников по перечню, который указывается в ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г.№ 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках), имеют право на отпуск в удобное для них время по их желанию. Это следует учитывать при составлении графика отпусков. Подробнее об этом читайте в статье «Ежегодные отпуска: предоставляем, оформляем, рассчитываем» .

Графиком отпусков определяется только месяц начала использования отпуска (см. образец 1), а вот конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласовывается между работодателем и работником.

Действующими нормами законодательства не установлена конкретная форма графика предоставления отпусков, поэтому работодатель может самостоятельно разработать форму такого документа (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Предприятие может пользоваться несколькими образцами одновременно. Например, образец 2 удобен для руководства, ведь наглядно отражает и позволяет отслеживать вопрос о том, кого, кем и когда нужно заменить на время отпуска. Особенно он уместен на предприятиях с большим количеством работников. А вот форма образца 1 более удобна для бухгалтерии и кадровых специалистов.

...

Согласно п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных по согласованию с ВЦСПС постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 г. № 213, график отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года. Более поздняя дата составления графика не будет нарушением, если она указывается в учетной политике предприятия.

Предупреждение о начале отпуска

Собственник или уполномоченный им орган обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ч. 11 ст. 10Закона об отпус­ках). Форма уведомления в настоящее время нормативными актами не утверждена, поэтому имеет произвольный характер (например, см. образец 3).

Заявление и приказ об отпуске

В случае если интересы производства и интересы работников, которые учитывались при составлении графика отпусков, совпадают, то есть работник идет в отпуск в обусловленный графиком срок, заявление на отпуск не подается. Когда же работник идет по договоренности с руководителем предприятия в иные сроки, нежели установлено графиком (в частности, при разделении или переносе отпуска), то он подает соответствующее заявление на имя руководителя предприятия (см. образец 4). Однако окончательное решение о предоставлении или переносе отпуска относится к компетенции только работодателя (письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10).

Ежегодный отпуск также должен быть перенесен по заявлению работника на иной период или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке; исполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы; наступления срока отпуска в связи с беременностью и родами; совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением (ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках).

Взять отпуск по заявлению в любое удобное время также имеют право граждане, определенные ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках. Преимущества в предоставлении отпуска по желанию имеет также категория работников, определенная ч. 8 ст. 10 Закона об отпусках.

В заявлении работник указывает дату начала ежегодного отпуска и его продолжительность.

Определяя продолжительность ежегодного и дополнительного отпуска работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках), не учитываются праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ). А вот учебные, творческие, чернобыльские отпуска не подлежат продлению на праздничные и нерабочие дни, то есть эти дни включаются в расчет продолжительности данных отпусков (см. письма Минтруда от 27.07.2010 г. № 217/13/116-10 и от 19.06.2007 г.№ 195/13/116-07). Все эти особенности учитываются в приказе об отпуске.

Предоставление ежегодных отпусков на предприятии оформляется приказом. Для этого может быть использована типовая форма № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденная приказом Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489 (далее — Приказ № 489). Данная форма носит рекомендательный характер, поэтому работодатель может составить приказ об отпуске в произвольной форме.

Приказ о предоставлении отпуска может быть выдан сразу на нескольких работников. В приказе можно указать и лиц, которые будут временно исполнять обязанности отсутствующего работника, период совмещения или замещения должностей и размер доплаты (см. образец 5).

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника по форме № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/ 656.

Табель учета рабочего времени

В табеле учета использования рабочего времени (далее — Табель) по типовой форме № П-5, утвержденной Приказом № 489, проставляется отметка об отпуске: ежегодные основные отпуска будут отмечаться буквенным кодом «В» или цифровым — «08», а ежегодные дополнительные отпуска — буквенным кодом «Д» или цифровым — «09».

Обращаем внимание, что когда ежегодный оплачиваемый отпуск совпадает с выходными, то целесообразно их кодирование шифрами ежегодного отпуска, ведь для оплаты ежегодного отпуска выходные дни также учитываются. А вот праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ) для оплаты ежегодного основного и дополнительного отпуска не учитываются, поэтому кодировать их следует шифром нерабочих дней.

Конечно, после оформления отпусков бухгалтер должен еще рассчитать сумму отпускных и оплатить отпуск работнику.

You may also like...

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *