Последствия неправильного оформления расходного кассового ордера № КО-2

Во время внутренней проверки был обнаружен расходный кассовый ордер от 13.09.2013 г. на сумму 31620 грн. К сожалению, в ордере не указаны реквизиты документа, удостоверяющего физлицо, получившее средства. Этому человеку возвращали ошибочно перечисленные им средства на расчетный счет предприятия.
Подскажите, какие последствия такой халатности? Какова ответственность ожидает предприятие и его должностных лиц в данном случае?

ОТВЕТ: К сожалению, без санкций в данном случае, скорее всего, не обойдется. Но обо всем по порядку.

В соответствии с п. 3.4 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее —Положение о кассовых операциях), выдача наличных из касс проводится, в частности, по расходным кассовым ордерам (приложение 3 к Положению о кассовых операциях) (далее —РКО). Так, РКО следует использовать в случае выдачи наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, при этом выписывают его отдельно на каждое лицо (п. 3.5Положения о кассовых операциях).

РКО должен подписываться руководителем и главным бухгалтером (или работником предприятия, который на это уполномочен руководителем). К РКО могут прилагаться заявление на выдачу наличных, расчеты и т.п. РКО должен заполнять бухгалтер чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами, обеспечивающими надлежащую сохранность данных записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 3.10 Положения о кассовых операциях).

В случае выдачи физлицу средств по РКО кассир предприятия должен требовать у лица предъявить паспорт или документ, который его заменяет. Наименование паспорта (документа, заменяющего его), его номер, кем и когда выдан кассир должен указать в РКО (п. 3.5 Положения о кассовых операциях).

Затем физлицо расписывается в РКО о получении наличных с указанием полученной суммы (гривен — прописью, копеек — цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета.

Выдачу наличных кассир производит только лицу, указанному в РКО (п. 3.6 Положения о кассовых операциях).

...

РКО до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (приложение 4 к Положению о кассовых операциях), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям (п. 3.11 Положения о кассовых операциях).

Получив кассовые ордера или расходные ведомости, кассир обязан проверить (п. 3.12Положения о кассовых операциях):

♦ наличие и подлинность на полученных документах соответствующих подписей, а на расходной ведомости — разрешительной надписи руководителя предприятия или лиц, им удостоверенных;

♦ правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;

♦ наличие перечисленных в документах приложений.

В случае если не выполняется хотя бы одно из приведенных требований, кассир возвращает документы для соответствующего оформления.

Поэтому при составлении РКО бухгалтеру следовало было указать паспортные данные физического лица, получающего средства, а правильность заполнения этого кассового документа должен был проверить кассир.

К сожалению, эта простая процедура не была выполнена, и в ордере допустили ошибку. Конечно, на практике ее исправить можно: необходимо найти такое физлицо и получить от него необходимые реквизиты паспорта или другого документа, его заменяющего.

Однако данный подход к решению проблемы действующим законодательством не предусмотрен. Ведь согласно Положению о кассовых операциях все реквизиты до момента выдачи средств должны быть заполнены ответственным лицом. Таким образом, можно констатировать несоблюдение соответствующих норм, которые при проверке контролирующими органами могут привести к санкциям.

Касательно наказания за данный проступок, по мнению автора, возможны следующие санкции:

1. Админсанкция.

В соответствии со ст. 16315 Кодекса Украины об административных правонарушениях (далее — КоАП), за нарушение порядка проведения наличных расчетов за товары (услуги) предусмотрена админсанкция. Под наличными расчетами понимают платежи наличными предприятий (предпринимателей) и физлиц за реализованную продукцию (товары, выполненные работы, предоставленные услуги), а также по операциям, непосредственно не связанным с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и прочего имущества (п. 1.2Положения о кассовых операциях). Так, неправильное заполнение РКО будет нарушением наличных расчетов, а за это к должностным лицам предприятия могут применить админсанкцию в размере от 1700 до 3400 грн (от 100 до 200 НМДГ), а за повторный проступок в течение года — от 8500 до 17000 грн (от 500 до 1000 НМДГ) (ст. 16315 КоАП).

Согласно ст. 234КоАП, именно налоговые органы принимают решения касательно дел об административных правонарушениях, связанных с нарушением порядка проведения наличных расчетов. Рассматривать дела об административных правонарушениях и налагать административные взыскания имеют право руководители Налоговой и их заместители.

Впрочем, существует и приятный момент в вопросе админответственности за рассмотренное правонарушение — в данном случае сроки давности достаточно короткие. Так, в КоАП установлены общие сроки давности за совершение правонарушений, предусмотренных ст. 16315. Согласно ч. 1 ст. 38 КоАП, админвзыскание может быть наложено не позднее чем через 2 месяца со дня совершения правонарушения. Поэтому уже через 2 месяца с момента неправильного проведения расчетов на должностное лицо предприятия не может быть наложено админвзыскание.

2. Санкция за превышение наличности в кассе.

Поскольку РКО составлен неправильно, вполне возможно, налоговики на местах будут считать, что фактически наличные не выдали из кассы предприятия. Значит, вся сумма, указанная в неправильно составленном РКО, должна увеличить остаток наличных в кассе на конец дня выписки данного РКО. Если лимит на предприятии незначителен, а остаток наличных в кассе вместе с неправильно задокументированной суммой выдачи наличных превышает установленный лимит по предприятию, тогда к предприятию могут применить санкции за превышение установленных лимитов остатка наличности в кассах — в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (ст. 1 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.1995 г. № 436/95).

Конечно же, кто-то может скептически отнестись к применению данной меры. Но на практике, хотя и единичные, но такие случаи бывали. Наша задача — предупредить вас о возможных санкциях.

Тарас ЛИШАК,

консультант по бухгалтерскому
и налоговому законодательству,
г. Льво

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *