Роль и место бухгалтера в BAS ERP

Внедрение системы автоматизации бизнес-процессов организации – важный этап развития предприятия. И в этом процессе одну из ключевых ролей играет главный бухгалтер, который, к тому же, может выполнять в компании функциональные обязанности сразу нескольких специалистов: менеджера по финансам, специалиста, занимающегося первичкой, бюджетированием. На плечах главного бухгалтера – налоговое планирование и ряд иных задач. Таковы бизнес-традиции отечественного предпринимательства. Поэтому многие системы, такие как «1С:Підприємство», имеют очень развитый функционал именно в части бухгалтерского и налогового учета.

Как обстоит дело с ролью бухгалтера в системах управления предприятием ERP-класса? Рассмотрим на примере решения BAS ERP для Украины.

ERP система представляет собой методику построения информационной системы с целью максимизации прибыли предприятия за счет эффективного управления имеющимися ресурсами. Она создана с учетом реалий украинского законодательства, а функциональные обязанности   бухгалтера в BAS ERP ограничены нормами Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее ЗУ) и включают:

1. Проверка первичной документации на соответствие требованиям ст. 9 указанного ЗУ. Документация автоматически поступает на автоматизированное рабочее место (АРМ) бухгалтера. Если документ не прошел проверку, он направляется автору для корректировки. Бухгалтер не вносит исправления самостоятельно. В соответствии с п. 2 ст.9 ЗУ документ подписывается сотрудником, принимавшем участие в хозяйственной операции. Именно данный специалист должен провести документ.

Бухгалтер может быть наделен определенными правами, возникающими у него после проверки первичной документации. Существует два альтернативных варианта:

  • никто не может исправить документ, если он уже прошел проверку, без разрешения бухгалтера;
  • если корректировка разрешена, то после изменений документ в автоматическом режиме направляется на повторную проверку бухгалтеру.

2. Отражение первичных документов в регистрах бухгалтерского учета, т.е. формирование их проводок.

...

Правила формирования проводок определяются бухгалтером для объектов учета, по которым Инструкция 291 предусматривает несколько счетов: счет 361 или 3771 – для разных групп расчетов; счет 20, 26 или 28 – для групп запасов и т.д. Если счет однозначно предписан Инструкцией 291, то первичная документация отражается в бухгалтерском учете в автоматическом режиме.

При этом бухгалтер определяет общие правила, а не счета учета для каждого отдельно взятого документа. Так, не допускается установка в ручном режиме разных счетов учета для одного и того же запаса, находящегося на одном складе. Как гласит п. 3 ст. 9 ЗУ, при отражении документов в бухгалтерском учете нужно исходить из имеющихся в документации данных, а не руководствоваться субъективным мнением бухгалтера.

В отдельных случаях специалист имеет право вручную корректировать проводки, но при этом в программе фиксируется последовательность изменений (аудиторский след).

Формирование проводок документа осуществляется отдельно от первичного проведения документа поскольку:

  • осуществляется после проверки документа бухгалтером;
  • в большинстве случаев для формирования суммы проводки в информационной базе необходимо выполнить сложные расчеты по выделению авансов и определению себестоимости продукции.

Согласно п. 5 ст. 9 ЗУ, документы должны быть отражены в регистрах бухгалтерского учета в том же отчетном периоде, когда была совершена операция, а не в момент составления документа.

При желании бухгалтер может осуществить пробное проведение документа, чтобы проверить счета и аналитики проводки. Но при этом окончательные цифры будут отражены в регистре только в момент закрытия отчетного периода.

Такой функционал, безусловно, предоставляет бухгалтеру определенные преимущества:

  • бухгалтер может вносить любые нужные ему субсчета, так как бухгалтерские счета не будут влиять на оперативность проводок, и их определяет сам специалист;
  • после закрытия месяца в проводках документа указаны окончательные суммы, характеризующие объем хозяйственной операции. Например, полная себестоимость реализации содержится в первичном документе и не корректируется документом расчета себестоимости.

3. Выписка Налоговых накладных. Программа работает по тому же принципу, что и при формировании бухгалтерских проводок, то есть в автоматическом режиме создает налоговую накладную. При этом дата, сумма, номенклатурный состав налоговой накладной полностью определяются документами продажи, оформленными продавцами. Автоматически отслеживаются изменения в документах продажи, произведенных задним числом, если эти изменения разрешены администратором. Также автоматически происходит выписка корректировок к налоговым накладным на аванс после того, как произошла отгрузка.

В отдельных случаях бухгалтер в ручном режиме может откорректировать налоговые накладные, но поскольку при этом остается аудиторский след, при необходимости можно определить, какое расхождение существует между налоговой накладной и документом продажи.

4. Составление всех видов регламентированной отчетности. Отчетность составляется на основании сведений, содержащихся в первичной документации, в регистрах бухгалтерского учета, налоговых документах.

Встречаются ситуации, когда бухгалтер на предприятии выполняет функции, не предусмотренные ЗУ, т.е. один пользователь может выполнять несколько ролей одновременно. Но при этом нужно учитывать, что для каждой функции предусмотрено отдельное АРМ – со своим набором функций и сроком их выполнения.

Например, если бухгалтер разносит банк, то он одновременно выполняет функции казначея и бухгалтера. В АРМ «Безналичные платежи» он, как казначей, определяет аналитику и назначение поступивших оплат клиентов, выполняет эти функции ежедневно, т.к. информация о поступивших оплатах необходима менеджерам по продажам как можно раньше. В АРМ «Отражение документов в регламентированном учете» этот же специалист, но уже в роли бухгалтера, формирует проводки платежных документов – при закрытии месяца или по графику после того, как автоматически произведены расчеты по выделению авансов и определению первого события.

Таким образом, до внедрения на предприятии системы ERP необходимо обязательно провести ревизию и выверить учетную политику предприятия. На наш взгляд, данный продукт будет интересен прежде всего крупным предприятиям, а также средним, которые переживают переход из малого бизнеса к крупному, реформируют и оптимизируют организационную структуру. Программный продукт BAS ERPпозволит за короткое время создать информационную систему для поддержки бизнес-процессов крупной компании: от оперативных задач, управления ресурсами и расчета себестоимости до корректного отражения в бухгалтерском и налоговом учете всех операций.

При этом роль главного бухгалтера – определить принципы и правила отражения операций в бухгалтерском учете по П(С)БУ и согласно МСФО, и в дальнейшем – анализировать полученные результаты, а не заниматься постоянным ручным проведением и определением сути каждой операции.

Елена Абрашина,

Эксперт по ERP-системам
Компания «CONTO»

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *