Учебные отпуска: основания, продолжительность, условия предоставления и оплата

Законодательство четко регламентирует порядок предоставления учебных отпусков, их продолжительность и определяет гарантии работникам, совмещающим работу с обучением. Гарантии и льготы работникам, которые обучаются, определены ст.ст. 208–220 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) и ст.ст. 13–151 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках).

Однако на практике у работодателей возникает немало вопросов. Связано это с тем, что в Украине создано изрядное количество частных ВУЗов, многие студенты обучаются по контракту, а случается и такое, что учебное заведение не имеет лицензии на образовательную деятельность или не прошло аккредитацию.

Следовательно, в первую очередь стоит выяснить:

  • каким категориям работников предоставляют учебные отпуска, какой продолжительности;
  • что является основанием для их предоставления;
  • какой документ подтверждает право работника на получение учебного отпуска.

Перечень работников, которым предоставляют учебные отпуска

Право на учебный отпуск гарантировано ст.ст. 211–216 КЗоТ и ст.ст. 13–15 Закона об отпусках работникам, которые обучаются в:

  • средних учебных заведениях (очная, заочная формы и экстернат);
  • профессионально-технических учебных заведениях (далее — ПТУЗ) на вечерних отделениях;
  • высших учебных заведениях (далее — ВУЗ) на вечерней и заочной формах обучения;
  • учебных заведениях последипломного образования и аспирантуре (вечерняя и заочная формы обучения).

Согласно ст. 151 Закона об отпусках, на время профсоюзной учебы также предоставляется короткосрочный отпуск — до 6-ти календарных дней — работникам, избранным в состав выборных профсоюзных органов предприятий.

Сейчас основное внимание уделим обучению работников в ВУЗах. Учитывая то что с 06.09.2014 г. действует Закон Украины «О высшем образовании» от 01.07.2014 г. № 1556-VII(далее — Закон о высшем образовании), далее будем использовать термины и определения из данного нормативного документа.

Продолжительность учебных отпусков

Продолжительность учебного отпуска зависит от:

  • типа учебного заведения, где работник обучается (университет, академия, институт, колледж);
  • статуса заведения (государственное или частное заведение);
  • уровня и степени образования, которые получает работник;
  • курса, на котором обучается работник;
  • формы обучения (дневная, вечерняя, заочная);
  • с какой целью предоставляется отпуск (экзамены, установочные или лабораторные занятия, сдача государственных экзаменов, подготовка и защита дипломного проекта);
  • особенностей учебного процесса.

Продолжительность учебных отпусков в зависимости от типа учебного заведения см. здесь.

Следует отметить, что в КЗоТ и Законе об отпусках все нормы относительно учебных отпусков содержат ссылки на уже не действующий Закон Украины «О высшем образовании» от 17.01.2002 г. № 2984-III. Поэтому, где это можно сделать, будем проводить аналогию с действующим Законом о высшем образовании.

Основания для предоставления учебного отпуска

Для оформления учебного отпуска работник должен обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении такого отпуска, приложив справку-вызов из учебного заведения.

Обратите внимание

Неважно, частный это ВУЗ, государственный или коммунальный. А также предоставление учебного отпуска не зависит от того, по госзаказу обучаетсястудент или по контракту.

Во исполнение ст. 13 Закона о высшем образовании формы документов по подготовке специалистов в ВУЗах утверждены приказом МОН от 02.07.2015 г. № 705 (далее — Приказ № 705). Среди них следующие формы:

  • Справка-вызов (Форма № Н-4.01), которая предназначена для вызова студента, совмещающего работу с обучением в ВУЗах, на период установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи сессии;
  • Справка-вызов для сдачи аттестации (Форма № Н-4.02), которая используется для вызова студента, совмещающего работу с обучением в ВУЗе, для сдачи атестации  ;
  • Справка-вызов для выполнения дипломного проекта (работы) (Форма № Н-4.03), которая используется для приглашения студента заочной (дистанционной), вечерней форм обучения в ВУЗы для подготовки и защиты дипломного проекта (работы) с предоставлением оплачиваемого отпуска.

Вышеперечисленные справки-вызовы предназначены для вызова студентов, которые успешно обучаются, но Приказом № 705 не предусмотрена форма уведомления, согласно которой работодателей уведомляли бы о начале сессии для работников, у которых была академическая задолженность согласно учебному плану.

Справка-вызов (Формы № Н-4.01, № Н-4.02) состоит из двух частей:

  • первая — непосредственно справка-вызов;
  • вторая (отрывная) часть — справка об участии в сессии, которую работник-студент должен вернуть работодателю с заполненными датами относительно прибытия студента в ВУЗ и выбытия из него и возвращения на место работы.

Отрывная часть справки как раз и подтверждает факт участия работника в установочных занятиях, лабораторных работах и экзаменационной сессии и обосновывает факт предоставления и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с обучением.

...

Справки-вызовы предназначены для юридического обоснования вызова в ВУЗ студента, который совмещает работу с обучением и успешно выполняет учебный план (см. письмо Минсоцполитики от 28.12.2013 г. № 563/13/116-13, далее — Письмо 563). То есть ВУЗ сам должен определиться с успешностью обучения студента (выполнением им учебного плана), а работодателя это не должно волновать: если работник-студент принес справку-вызов, то он имеет право на учебный отпуск. Ведь в Письме 563  указано: администрация предприятия не вправе требовать от работника-студента справку об отсутствии академической задолженности и не предоставлять учебный отпуск в случае отсутствия данной справки.

Напомним: С 05.06.2012 г. по 15.07.2013 г. для вызова на обучение в ВУЗ и для выполнения дипломного проекта работников, которые успешно обучаются, использовали Справки-вызовы (Формы № Н-8.01 и № Н-8.03), а для тех, кто имеет задолженность, — Уведомления (Форма № Н-7.04), утвержденные приказом МОНмолодежьспорта от 29.03.2012 г. № 384. Начиная с 16.07.2013 г. по 15.04.2014 г. использовали Справки-вызовы (Формы № Н-7.01 и № Н-7.03) и Уведомление (Форма № Н-7.02), утвержденные приказом МОН от 05.06.2013 г. № 683. С 29.07.2014 г. по 04.09.2015 г. действовали формы для вызова на сессию, на государственные экзамены и для выполнения дипломного проекта, которые утверждены приказом МОН от 12.06.2014 г. № 711.

Что надо знать работодателю

Для реализации права работника, который обучается в ВУЗе, на оплачиваемый учебный отпуск и другие гарантии должны быть соблюдены следующие условия.

Условие 1. ВУЗ, в котором обучается работник, должен иметь лицензию на образовательную деятельность и пройти соответствующую аккредитацию (согласно Закону о высшем образовании должна проводиться аккредитация образовательной программы). Если эти условия не соблюдены, то законодательных оснований для предоставления оплачиваемых дополнительных отпусков работникам, обучающимся в таких ВУЗах, нет (см.письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07).

Информацию об уровне аккредитации ВУЗов содержит Единая государственная электронная база по вопросам образования, которая должна включать и Реестр высших учебных заведений, в котором прописаны сведения о каждом ВУЗе, выданных ему лицензиях и сертификатах об аккредитации. Нужную информацию об аккредитации каждого ВУЗа также можно найти на образовательном портале.

Условие 2. Правом на учебный отпуск может воспользоваться работник, обучающийся без отрыва от производства в ВУЗе, который находится в Украине. То есть учебный отпуск предоставляют работникам-студентам, получающим образование в отечественных ВУЗах с вечерней и заочной (дистанционной) формами обучения. На учебный отпуск далеко не всегда могут рассчитывать те, кто обучается за пределами Украины. Ведь это возможно только в случае, если обучение осуществляется в порядке, установленном законодательством соответствующего государства, и заканчивается выдачей диплома, эквивалентного диплому украинского ВУЗа, то есть такой диплом признается в Украине (см.Письмо № 563). Вместе с тем, чтобы воспользоваться данным разъяснением, нужно иметь подтверждение того, что Украина признает дипломы зарубежного ВУЗа. Тем не менее суды считают, что оплата учебных отпусков в зарубежном ВУЗе может быть предусмотрена колдоговором (см., например, решение Ильичевского городского суда Одесской области от 04.12.2013 г. по делу № 501/2674/13-ц).

Условие 3. В ст. 15 Закона об отпусках подчеркивается: дополнительный оплачиваемый учебный отпуск предоставляют работникам, которые успешно обучаются в ВУЗах (см.письмо Минтруда от 06.09.2005 г. № 09-402). Если же оплачиваемый учебный отпуск работнику не положен (в связи с задолженностью по учебному плану), то ВУЗ не предоставляет справку-вызов, а теперь уже и не отправляет уведомление о начале сессии. Следовательно, такому работнику придется оформлять или отпуск без сохранения заработной платы, или воспользоваться частью ежегодного отпуска.

Условие 4. Работник-студент должен вернуть на предприятие справку об участии в сессии (отрывную часть справки-вызова), которая подтвердит правомерность предоставления ему учебного отпуска. При этом требования администрации предприятия относительно получения от учебного заведения после завершения сессии справок об отсутствии за работником-студентом академической задолженности или возврата на предприятие второй отрезной части справки-вызова являются неправомерными (см. письмо Минсоцполитики от 02.01.2013 г. № 2/13/116-13).

Некоторые особенности предоставления учебных отпусков

Во-первых, если работник не имеет права на оплачиваемый дополнительный отпуск (например, ВУЗ не прошел аккредитацию или находится за пределами Украины), то вопрос предоставления оплачиваемого учебного отпуска может быть урегулирован коллективным договором. Ведь предприятие имеет право устанавливать за счет собственных денежных средств дополнительные по сравнению с законодательством трудовые и социально-бытовые льготы для работников (ст. 91 КЗоТ). При этом оплата дополнительных отпусков (сверх продолжительности, предусмотренной законодательством), предоставленных в соответствии с коллективным договором, относится к фонду дополнительной зарплаты (пп. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5).

Во-вторых, если работник находится в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, то он может его прервать и написать заявление о предоставлении учебного отпуска (см.письмо Минтруда от 27.07.2010 г. № 217/13/116-10). Работодатель должен издать приказ о предоставлении учебного отпуска, а по его окончании работник снова может написать заявление о продлении отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет, а работодатель — оформить соответствующий приказ.

В-третьих, работодатель должен выплатить работнику проезд до места нахождения ВУЗа и обратно раз в год — в размере 50% стоимости проезда (ст. 219 КЗоТ). Для этого работнику следует обратиться с заявлением о компенсации проезда к руководителю и предоставить документы, подтверждающие стоимость проезда. Скорее всего, в ст. 219 КЗоТречь идет об учебном году, и при этом ВУЗ должен иметь образовательную лицензию, а также пройти аккредитацию. Во всех остальных случаях оплата проезда теоретически возможна, но данную возможность нужно предусмотреть в коллективном договоре.

Минсоцполитики подчеркивает: оформлять документы для частичной компенсации оплаты проезда небходимо согласно правилам, предусмотренным для командировок(письмо от 02.01.2013 г. № 2/13/116-13). То есть оплата проезда в ВУЗ, который находится в другом населенном пункте, и обратно должна осуществляться на основании оригиналов проездных документов. Вот и получается, что, для того чтобы получить компенсацию, нужно составить еще и авансовый отчет о понесенных расходах. Добавим: если работник заболел во время сессии в ВУЗе, который находится в другом населенном пункте, и вернулся с сессии позже, то, по мнению Минсоцполитики, он не теряет права на 50%-ную оплату проезда туда и обратно. Однако для этого следует предоставить работодателю документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, удостоверенный в установленном порядке.

В-четвертых, учебный отпуск предоставляется только на период сессии (установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов). Поэтому время проезда к учебному заведению и обратно не оплачивается, но при необходимости работник может взять 1–2 дня отпуска без сохранения зарплаты или ежегодного отпуска.

В-пятых, на время учебных отпусков работникам сохраняют зарплату по основному месту работы (ст. 217 КЗоТ). Однако предприятие, на котором трудится по совместительству работник-студент, может предусмотреть в колдоговоре оплату учебного отпуска и совместителям. При этом Минтруда в письме от 16.05.2006 г. № 172/13/116-01 рекомендует на время, когда работник находится в учебном отпуске по основному месту работы, по совместительству оформлять отпуск без сохранения зарплаты.

В-шестых, учебный отпуск предоставляют независимо от стажа работы работника на предприятии, разрешают присоединять к ежегодному отпуску, но использовать его нужно в течение соответствующего учебного года. Учебный отпуск нельзя делить, переносить, брать в счет следующего года, а также за него не выплачивают компенсацию.

Порядок предоставления учебных отпусков

Рассмотрим пошагово, как предоставляется работнику, который обучается в ВУЗе, учебный отпуск.

Шаг 1. Работник обращается к руководителю предприятия с заявлением о предоставлении учебного отпуска (приложение 2), приложив к нему справку-вызов из ВУЗа.

Шаг 2. Руководитель издает приказ о предоставлении учебного отпуска (приложение 3на период, указанный в справке-вызове.

Шаг 3. Бухгалтерия на основании приказа осуществляет расчет оплаты учебного отпуска. При этом согласно ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках зарплата за время отпуска выплачивается не позднее чем за 3 дня до его начала.

Шаг 4. По окончании учебного отпуска работник должен предоставить работодателю справку об участии в сессии, в которой указаны даты прибытия студента в ВУЗ и выбытия из него. Если работник, который совмещает работу с учебой, даже не предоставит работодателю справку об участии в сессии, оплаты учебного отпуска его нельзя лишить. Поскольку для работодателя подтверждением того, что работник имеет право на учебный отпуск, является справка-вызов учебного заведения, где указаны дата и период, на который вызывают студента для участия в установочных занятиях, сессии, аттестации, подготовке и защите дипломного проекта (работы).

Расчет оплаты учебного отпуска

На период учебных отпусков, предусмотренных ст.ст. 211, 213, 216 КЗоТ, работникам сохраняют среднюю зарплату по основному месту работы (ст. 217 КЗоТ). Расчет оплаты учебного отпуска проводят в соответствии с требованиями Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100 (далее — Порядок № 100).

При расчете оплаты учебного отпуска необходимо обратить внимание на следующие особенности:

  • дни учебного отпуска оплачивают все одинаково, то есть учебные отпуска не продлевают на праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на данный период (см.письмо Минтруда от 08.11.2004 г. № 18-561).
  • если в течение расчетного периода работник не имел зарплаты (например, из-за отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет), то расчет осуществляется в соответствии с абз. 3 п. 4 Порядка № 100, то есть оплату за дни учебного отпуска проводят из расчета тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.

Рассмотрим на примере механизм расчета оплаты учебных отпусков, аналогичный порядку исчисления оплаты ежегодных отпусков.

Пример

Работник Кириленко В.В. принес справку-вызов на сессию, которая продлится с 14 по 27 мая 2016 года. Работодатель издал соответствующий приказ о предоставлении учебного отпуска с 15 мая на 14 календарных дней. Поскольку расчет проводится в мае, то расчетным периодом будет май 2015 года – апрель 2016 года, который включает 356 календарных дней (без учета 10-ти праздничных и нерабочих дней).

За расчетный период работнику начислили сумму выплат, предусмотренных п. 3 Порядка № 100, в размере 92258 грн.

Сначала следует исчислить среднедневную зарплату:

92258 грн : 356 к.дн. = 259,15 грн.

Оплата за 14 календарных дней учебного отпуска составляет:

259,15 грн х 14 к.дн. = 3628,10 грн.

Таким образом, сама процедура предоставления учебных отпусков несложная. О наличии в ВУЗе лицензии и уровне его аккредитации можно узнать из Единой государственной электронной базы по вопросам образования или найти информацию на образовательном портале.

Ольга СМОЛИНА,

бухгалтер-эксперт

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *